Vainajan virkatodistus ja kuolintodistus ulkomaille: kieliversio ja apostille

Lyhyesti

Ulkomailla vaadittava varmennus riippuu kohdemaasta. Toisessa EU-maassa kuolemaa koskeva viranomaisen todistus hyväksytään ilman apostillea, ja käännöksen sijaan voi liittää monikielisen vakiolomakkeen.1 Apostille-sopimuksen valtiossa apostille korvaa laillistuksen, ja sen antaa DVV:n julkinen notaari 38 eurolla (hinta 27.10.2026).2 Muuhun valtioon asiakirja laillistetaan ulkoministeriössä ja kohdemaan edustustossa, mutta ulkoministeriökään ei voi sanoa, tarvitaanko laillistus, joten kysy ensin vastaanottajalta, mitä se vaatii.3

Mikä asiakirja ulkomaille tarvitaan?

Virkatodistus on DVV:n mukaan vanha nimike todistukselle, jossa on henkilö- tai perhesuhdetietoja väestötietojärjestelmästä tai kirkon rekisteristä. Tietosisältö riippuu käyttötarkoituksesta, joten todistuksen pyytäjältä pitää aina selvittää, mitä tietoja todistuksessa pitää olla.4 DVV antaa vainajasta todistuksen kuolemasta, jota voi tarvita kuoleman rekisteröimiseen ulkomailla. Siinä ovat kuolinpäivä, nimet, syntymäaika, kansalaisuus, siviilisääty ja viimeinen kotikunta, mutta ei perhesuhteita.5 Perilliset ilmenevät sukuselvityksestä.6 Kuolintodistuksen laatii lääkäri, ja sen kopion hankinnasta kerrotaan kuolintodistusta ja hautauslupaa käsittelevässä artikkelissa.7 Sukuselvityksen ja virkatodistuksen tilaamisesta perunkirjoitusta varten kerrotaan Koodisto Digitalin sivulla.

Mitä kohdemaa vaatii?

Pohjoismaissa apostillea ei yleensä tarvita.2 Sopimuksen osapuolet näkyvät Haagin konferenssin taulukosta, jossa on 130 sopimuspuolta (päivitetty 30.6.2026).8 EU-rivi perustuu yleisiä asiakirjoja koskevaan asetukseen (EU) 2016/1191.92 Asetus koskee asiakirjan aitouden hyväksymistä, ei oikeusvaikutuksia, jotka määräytyvät vastaanottavan maan lain mukaan. Your Europe -sivuston asiakirjaluettelossa ei mainita lääkärin antamaa kuolintodistusta erikseen, joten kysy vastaanottajalta, kelpaako se sellaisenaan.1

Mistä saa kieliversion ja käännöksen?

DVV:n todistuksen voi tilata suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Espanjan-, italian-, ranskan- ja saksankielinen onnistuu myös, mutta toimitusaika on pidempi. Suomen- tai ruotsinkieliseen todistukseen voi liittää monikielisen vakiolomakkeen millä tahansa EU:n virallisella kielellä.4 Lomake maksaa 15 euroa (27.10.2026).5 Sukuselvityksen saa suomeksi tai ruotsiksi.6 Kirkon hinnastossa on monikielinen virkatodistus (35 euroa, hinnasto 1.1.2025 alkaen).10 Sen sisällöstä ja käytöstä hinnasto ei kerro, joten kysy asiaa seurakunnan aluekeskusrekisteristä.104

Jos tarvittavaa kieltä ei ole tarjolla, käännöksen tekee auktorisoitu kääntäjä, sillä laillisesti pätevän käännöksen voi tehdä vain hän. Hän ei voi kääntää auktorisoidusti suoraan englannista vieraalle kielelle, ja jos kohdemaa vaatii auktorisoidun käännöksen omalla kielellään, lähtöasiakirjan pitää olla suomeksi, ruotsiksi tai saameksi. Kääntäjän löytää Opetushallituksen rekisteristä.9 Auktorisoidun kääntäjän käännökseen voi myös saada apostillen.2

Miten apostille hankitaan?

1. Varmista, että asiakirja on alkuperäinen ja siinä on antajan omakätinen kynällä tehty allekirjoitus. Sähköisesti allekirjoitettuun asiakirjaan apostillea ei voi liittää, vaan antajalta pitää pyytää kynällä allekirjoitettu asiakirja.2 Sähköisesti tai koneellisesti allekirjoitetun asiakirjan tuloste ei ole alkuperäinen, eikä siitä voi todistaa jäljennöstä oikeaksi.11
2. DVV:n todistus kannattaa tilata ulkomaan käyttöön, sillä silloin siinä on käsin tehty allekirjoitus ja DVV:n leima.12 Vainajan todistus tilataan toisesta henkilöstä hyväksyttävää käyttötarkoitusta varten verkkolomakkeella, salatulla sähköpostilla tai puhelimitse.4 Apostillen voi tilata todistuksen mukana 38 eurolla. Todistuksen käsittelyaika on 7–14 päivää postin kulun lisäksi (27.10.2026), ja DVV huomauttaa, että käsittelyajat voivat olla tavallista pidempiä.5
3. Muun asiakirjan, esimerkiksi lääkärin antaman, voi toimittaa alkuperäisenä DVV:n julkiselle notaarille postitse tai käymällä. Julkisen notaarin palveluissa on paljon kysyntää, joten käyntiaika kannattaa varata ajoissa.2

Entä perukirja ja eurooppalainen perintötodistus?

Yksityiseen asiakirjaan apostille annetaan vasta, kun julkinen notaari on todistanut allekirjoittajan toimivallan tai allekirjoituksen oikeellisuuden.2 Perukirjan allekirjoittavat pesän ilmoittaja ja kaksi uskottua miestä.13 Allekirjoituksen todistaminen maksaa 18 euroa allekirjoitukselta (27.10.2026). Allekirjoittajan pitää tulla paikalle ja allekirjoittaa asiakirja notaarin läsnä ollessa, sillä notaari ei voi todistaa sähköisesti tehtyä allekirjoitusta.14 DVV:n apostilleohjeessa ei sanota, luetaanko perukirja yksityiseksi asiakirjaksi, joten varmista menettely notaarilta ja vastaanottavan maan viranomaiselta. Aiheesta kerrotaan lisää perukirjan vahvistamista käsittelevässä artikkelissa.

Eurooppalaisella perintötodistuksella perilliset, testamentin toimeenpanijat ja jäämistönhoitajat voivat todistaa asemansa ja valtuutensa toisessa EU-valtiossa.15 Todistuksen käyttö ei ole pakollista, ja asetuksen mukaan se on pätevä kaikissa jäsenvaltioissa ilman eri menettelyä.16 Asetus ei kuitenkaan sido Tanskaa eikä Irlantia.1617 Todistuksen antaa sen maan viranomainen, jolla on toimivalta asiassa, ja yleensä toimivalta on sen jäsenvaltion tuomioistuimella, jossa vainajalla oli kuollessaan asuinpaikka. Suomesta todistusta ei saa, jos toimivalta on toisen valtion viranomaisilla. DVV:n todistus maksaa 250 euroa (27.10.2026) ja on voimassa kuusi kuukautta. Se on suomen- tai ruotsinkielinen, ja DVV kehottaa varautumaan siihen, että todistuksen joutuu käännättämään auktorisoidulla kääntäjällä.15

Entä asiakirjat ulkomailta Suomen perunkirjoitusta varten?

Perunkirjoitusta varten voi tarvita ulkomailta virkatodistusta vastaavan asiakirjan, ja sen saa pääsääntöisesti suoraan paikalliselta viranomaiselta.18 Jos vainaja asui vakinaisesti ulkomailla, tarvitaan sukuselvitystä vastaava asiakirja siitä valtiosta.6 Maakohtaiset ohjeet ovat Suomi ulkomailla -sivustolla. Ulkoministeriö hoitaa tilauksen vain erityisestä syystä ja perii toimeksiannolta 80 euron toimitusmaksun (27.10.2026), myös silloin kun tietoja ei saada.18

Ruotsissa virkatodistuspyynnöt ajalta ennen 30.6.1991 osoitetaan maakunta-arkistoon ja pyynnöt 1.7.1991 alkaen verovirasto Skatteverketille. Skatteverket ei lähetä todistuksia sähköpostitse.19 Suomen Tukholman suurlähetystön mukaan kuolin- ja muut virkatodistukset kelpaavat Suomen ja Ruotsin välillä ilman käännöstä, kun niissä on veroviraston virkailijan allekirjoitus ja leima.20

Kun ulkomailla tapahtuneesta kuolemasta ilmoitetaan DVV:lle, pitää selvittää, onko alkuperäinen asiakirja laillistettava tai käännätettävä.21 DVV hyväksyy sille toimitettavan ulkomaisen asiakirjan vain suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, ja muunkieliset asiakirjat pitää käännättää. Pohjoismaiden asiakirjoja ei kuitenkaan tarvitse käännättää, ja EU-maan yleisen asiakirjan käännöksen voi korvata vakiolomakkeella. Laillistamista ei tarvita, jos asiakirja on toisen EU-maan yleinen asiakirja tai Pohjoismaan todistus. Muuten apostille-sopimuksen valtion asiakirjaan tarvitaan apostille ja muun valtion asiakirjaan laillistus, mutta Pakistanin antamaa apostillea Suomi ei hyväksy.22